Vergaderen, de meeste mensen houden er niet zo van. Het duurt altijd te lang, er wordt afgeweken van de (vooraf gemaakte) agenda en uiteindelijk lijkt een vergadering vooral veel tijd te kosten. Dat is jammer, want vergaderen kan ook best heel veel opleveren. Voor jezelf, voor je bedrijf of voor je vereniging. Maar wat mensen vaak vergeten is dat de vergaderlocatie belangrijk is. Het gaat erom dat je een plek kiest voor de vergadering waar iedere deelnemer zich fijn voelt. En veilig om zijn of haar mening te geven. Altijd op dezelfde plek vergaderen werkt ook niet fijn. Voor de afwisseling is het handig om af te toe uit te wijken naar een andere locatie. Vergader bijvoorbeeld eens tijdens een flinke strandwandeling.
VERGADEREN HOEFT NIET ALTIJD VAN ACHTER EEN BUREAU
In sommige gevallen is het heel fijn om in een kringetje te zitten tijdens een vergadering. Je kunt elkaar goed aankijken en je kunt goed de volgorde bij de rondvraag in de gaten houden. Maar soms werkt dat juist niet. Als je met z’n allen gaat brainstormen, over een nieuw product of over een toernooi, dan kun je dat ook prima “in de loop” doen. Door de wind in je haar kom je soms met briljante plannen. Natuurlijk blijft het belangrijk om aan het eind van de vergadering alles op papier te zetten, maar dat hoeft maar een paar minuten te kosten.
PLAN EEN PAUZE TIJDENS JE VERGADERING
Wanneer je de agenda voor de vergadering rondstuurt aan alle deelnemers, zorg dan dat daar ook een pauze op staat. Mensen werken dan echt toe naar de pauze en omdat deze is ingepland, worden er geen onderwerpen afgeraffeld. Zorg er ook vooral voor dat een vergadering, inclusief pauze, niet langer dan 3 uur duurt. Zeker wanneer je allemaal bij elkaar zit, is dit echt lang genoeg. Je zult zien dat je, wanneer je een eindtijd op de agenda zet, heel constructief gaat vergaderen.
WISSEL VAN NOTULIST
In de meeste verenigingen, maar ook bij veel bedrijven, zijn het altijd dezelfde mensen die de notulen maken. Daar is op zich niks mis mee, maar het kan soms verfrissend werken om eens iemand anders te vragen om te notuleren. Op die manier worden er misschien net weer andere dingen op een andere manier opgeschreven. Hierdoor kan de volgende vergadering zorgen voor nieuwe inzichten. De notulen kunnen echt van invloed zijn.